Informatie over bewaring en bescherming

1. Doel

CoinJar Europe Limited ("CoinJar Europe", "CEL", "de Onderneming", "wij", "ons" of "de Vennootschap") is een volledige dochteronderneming van CoinJar Pty Ltd en beschikt over een vergunning van de Central Bank of Ireland (“CBI”) als aanbieder van cryptoactivadiensten (“CASP”).

De bescherming van cryptoactiva en fiatgelden die wij tijdelijk voor onze klanten aanhouden, staat centraal in alles wat we doen. Dit ondersteunt de integriteit van de markt, beschermt ons merk en voldoet aan de gerechtvaardigde verwachtingen van toezichthouders, auditors en, bovenal, onze klanten.

Deze informatie over bewaring en administratie beschrijft hoe wij voortdurend aantoonbare controle behouden over de cryptoactiva en fiatgelden van klanten, vanaf het moment dat ze bij ons in bewaring komen tot het moment waarop ze veilig worden teruggegeven of voor een omwisseldienst worden gebruikt. Ook worden ons governancemodel, onze technologie, operationele processen en assuranceactiviteiten in duidelijke, meetbare bewoordingen toegelicht, zodat belanghebbenden de toereikendheid van onze beheersomgeving kunnen beoordelen.

Gezamenlijk tonen deze documenten aan dat wij ons gedurende de volledige levenscyclus van activa inzetten voor de hoogste normen op het gebied van de bescherming van klantactiva, zelfs bij marktstress of de afwikkeling van de Onderneming.

Vergunningen

DEFINITIES IN ARTIKEL 3, LID 1, PUNT 16	Toepassing
Het namens cliënten bewaren en beheren van cryptoactiva	CoinJar Europe is namens haar klanten verantwoordelijk voor de veilige bewaring van of controle over cryptoactiva of de toegangsmiddelen tot die cryptoactiva, waar van toepassing in de vorm van cryptografische privésleutels.
Het omwisselen van cryptoactiva voor geldmiddelen	CoinJar Europe ontvangt fiatgelden van klanten om cryptoactiva te kopen. CoinJar Europe treedt bij de omzetting op als principaal en gebruikt daarvoor haar eigen voorraad cryptoactiva.
Het omwisselen van cryptoactiva voor andere cryptoactiva	Hiermee kan CoinJar Europe cryptoactiva kopen van klanten die het ene cryptoactivum willen omzetten in een ander type cryptoactivum. CoinJar Europe treedt bij de omzetting op als principaal en gebruikt daarvoor haar eigen voorraad cryptoactiva.
Het namens cliënten verlenen van overdrachtsdiensten voor cryptoactiva	CoinJar Europe ontvangt van een klant een verzoek om de bewaring van een virtueel activum over te dragen aan een andere entiteit of wallet.

Reikwijdte van de bewaar- en administratiedienst

Deze informatie is van toepassing op alle bewaar- en administratiediensten van CoinJar Europe. Deze diensten omvatten:

• Veilige bewaring van cryptoactiva namens klanten.
• Administratie van cryptoactiva, waaronder het faciliteren van toegang voor klanten en het uitoefenen van aan de cryptoactiva verbonden rechten.
• Veilige bewaring van fiatgelden namens klanten.
• Waarborging van de teruggave van cryptoactiva en fiatgelden of toegangsmiddelen aan klanten, op verzoek of bij insolventie.

De reikwijdte omvat de volgende activa (gezamenlijk de “relevante activa” genoemd):

• Cryptoactiva die CoinJar Europe rechtstreeks in bewaring houdt voor alle typen klanten.
• Fiatsaldi die CoinJar Europe aanhoudt in afwachting van instructies van klanten.

Regelgevingskader

Deze informatie is opgesteld overeenkomstig Verordening (EU) 2023/1114, in het bijzonder artikel 75, dat de bewaring en administratie van cryptoactiva regelt. Ze sluit aan bij de vereisten van artikel 62 voor aanbieders van cryptoactivadiensten die een vergunning aanvragen. CoinJar Europe voldoet aan alle relevante wettelijke verplichtingen, waaronder:

• Naleving van artikel 75, lid 8, inzake de veilige bewaring van en controle over cryptoactiva van klanten.
• Verstrekking aan klanten van een samenvatting van de informatie over bewaring, zoals vereist op grond van artikel 75, lid 3.

2. Definities

Term	Betekenis
Klantactivum	Een cryptoactivum of cryptografisch toegangsmiddel (bijvoorbeeld een deel van een privésleutel, een seed phrase of een hardware signer) dat ten behoeve van de klant aan de Onderneming is toevertrouwd.
Bewaring	Het aanhouden van voldoende toegangsmiddelen om zelfstandig over een cryptoactivum te kunnen beschikken.
Administratie	Boekhouding, afstemming, verwerking van orderhandelingen en andere backofficefuncties waarmee de aanspraak van de klant op een cryptoactivum wordt aangetoond.
MPC-CMP	Het Multi-Party Computation – Conditional Multi-Party-protocol van Fireblocks, waarbij meerdere sleuteldelen in afzonderlijke beveiligde enclaves worden bewaard, zodat de volledige privésleutel nooit op één plaats bestaat. Voor een transactie zijn alle sleuteldelen vereist.
Vaultklasse	Classificatie van walletclusters (Hot, Warm, Cold) op basis van hun connectiviteit, de locatie van ondertekeningssleutels en transactielimieten.
RTO / RPO	Recovery Time Objective / Recovery Point Objective zoals gedefinieerd in ISO 22301.
TPSP	Third-Party Service Provider: een externe partij die is gecontracteerd om ICT- of operationele diensten te leveren die relevant zijn voor klantactiva (momenteel is dit “Fireblocks”).

3. Verklaring inzake risicobereidheid

CoinJar Europe erkent het cruciale belang van de bescherming van relevante gelden die aan klanten toekomen. De Onderneming hanteert een nultolerantie ten aanzien van risico’s die de bescherming, scheiding en het juiste beheer van relevante gelden in gevaar kunnen brengen:

• Nultolerantie: de Raad van Bestuur accepteert geen enkel risico dat de scheiding, bescherming of tijdige teruggave van relevante gelden in gevaar kan brengen.
• Voorrang van regelgeving: MiCAR en de regels van de Central Bank inzake bescherming hebben voorrang op operationeel gemak of commercieel gewin.
• Verbod op vermenging: relevante gelden moeten altijd op aangewezen rekeningen of in aangewezen wallets worden aangehouden. De activa van CoinJar Europe of enige andere CoinJar-entiteit mogen nooit op die rekeningen of in die wallets worden aangehouden.
• Operationele beheersmaatregelen: er geldt slechts een zeer lage tolerantie voor fouten of systeemstoringen. Operationele verstoringen moeten onmiddellijk worden geëscaleerd en verholpen, en de bijbehorende scenario’s worden opgenomen in het risicoregister.
• Beoordeling van derden: er geldt een minimale tolerantie voor risico’s die voortvloeien uit technische partners, banken of betalingspartners. Grondig due diligence-onderzoek en toezicht zijn verplicht.
• Liquiditeitsdiscipline: er is geen enkele risicobereidheid voor activiteiten die een tekort of vertraging bij opnames door klanten kunnen veroorzaken. Voorbereiding op insolventie en afwikkeling: kaders en noodplannen moeten volledige bescherming van klantactiva garanderen als de Onderneming insolvent raakt of besluit haar activiteiten af te wikkelen.
• Waakzaamheid ten aanzien van reputatie: er geldt een lage tolerantie voor mogelijke schade als gevolg van bevindingen van toezichthouders of publieke controle van beschermingspraktijken.

4. Kernbeginselen

CoinJar Europe scheidt relevante activa door de fiatgelden en cryptoactiva van klanten afzonderlijk en niet vermengd te houden van alle andere gelden en activa van CoinJar Europe.

De volgende algemene beginselen zijn van toepassing op de wijze waarop CoinJar Europe de relevante activa van klanten scheidt:

Aangehouden fiatgelden

1. CoinJar Europe gebruikt een afgescheiden bankrekening voor klantgelden bij erkende kredietinstellingen om de toevertrouwde gelden van klanten te scheiden en te beschermen. CoinJar erkent dat zij geen bank of betalingsonderneming is. Daarom zijn er beheersmaatregelen getroffen om te voorkomen dat voor klanten aangehouden gelden voor onbepaalde tijd op de rekening voor klantgelden blijven staan (aangehouden bij Clear.Bank Europe).

2. Ontvangen gelden worden als relevante gelden beschouwd zodra ze beschikbaar zijn en worden onmiddellijk gescheiden door middel van virtuele IBAN’s (“vIBAN’s”).

3. CoinJar Europe zorgt ervoor dat de activa op de rekening(en) voor klantgelden altijd ten minste één-op-één overeenkomen met de waarde van de klantgelden die moeten worden afgescheiden. CoinJar Europe stemt de klantgelden dagelijks af om te waarborgen dat deze pariteit aan het einde van de operationele dag is bereikt.

4. CoinJar Europe onderhoudt een efficiënt en adequaat proces waarmee op elk moment kan worden vastgesteld welke klantgelden worden aangehouden.

5. CoinJar Europe zorgt ervoor dat passend due diligence-onderzoek wordt uitgevoerd bij de selectie van een nieuwe aanbieder van rekeningen voor klantgelden en dat het Head of Risk periodiek toezicht houdt op de aanbieder.

6. Verklaringen inzake klantgelden worden bewaard. Hierin wordt duidelijk vermeld dat de namens klanten aangehouden gelden geen deel uitmaken van de eigen activa van CoinJar.

In bewaring gehouden cryptoactiva

1. CoinJar Europe bewaart de cryptoactiva van klanten veilig in speciale, samengevoegde on-chain wallets.

2. Zodra een inkomende transactie het vereiste aantal netwerkbevestigingen heeft ontvangen, worden de cryptoactiva als “relevante activa” beschouwd en automatisch overgeboekt naar het unieke stortingsadres van de klant en vervolgens naar een afgescheiden, samengevoegde wallet (intern bekend als “omnibus”).

3. CoinJar Europe handhaaft een minimale één-op-éénverhouding tussen de on-chain saldi in klantwallets en de aanspraken die in het interne grootboek zijn vastgelegd. Elke werkdag worden volledige afstemmingen uitgevoerd, zodat eventuele verschillen vóór het einde van de werkdag worden vastgesteld en gecorrigeerd.

4. Dankzij robuuste grootboekregistratie, wallettagging en blockchainanalysetools kan CoinJar Europe op elk moment de exacte hoeveelheid en locatie van de cryptoactiva van iedere klant vaststellen.

5. Bewaarregelingen

Aangeboden bewaardienst

CoinJar Europe biedt een bewaardienst voor cryptoactiva (digitale activa) aan met behulp van digitale omnibuswallets. Deze structuur heeft de volgende kenmerken:

• Cryptoactiva van klanten worden ontvangen in unieke klantwallets, zodat ze ondubbelzinnig kunnen worden geïdentificeerd, en worden als zodanig on-chain geregistreerd.
• Klantactiva worden vervolgens samengevoegd in collectieve omnibusrekeningen. Dit bevordert de operationele efficiëntie, terwijl robuuste mechanismen voor registratie en monitoring behouden blijven. Klanten stemmen uitdrukkelijk in met het gebruik van omnibusrekeningen wanneer zij akkoord gaan met de voorwaarden van CoinJar Europe.
• Individuele klanttegoeden worden op grootboekniveau gescheiden. Gedetailleerde gegevens waarborgen een nauwkeurige identificatie en afstemming van de activa van iedere klant. Dit grootboek wordt continu automatisch bijgewerkt en regelmatig afgestemd.
• Alle klantactiva worden strikt gescheiden van de eigen activa van CoinJar, in overeenstemming met de wettelijke vereisten.

Beschrijving van het bewaarproces en de procedures

Het bewaarproces volgt een gestructureerde aanpak om de veilige bewaring en administratie van de cryptoactiva van klanten te waarborgen:

1. Acceptatie van activa:
   • Zodra een account is geverifieerd, krijgt iedere klant speciale walletadressen toegewezen voor inkomende transacties, zodat gelden ondubbelzinnig kunnen worden geïdentificeerd.
   • Na ontvangst van cryptoactiva van klanten voert CoinJar verificatie en afstemming op de blockchain uit om de eigendom en integriteit te bevestigen.
2. Veilige bewaring:
   • CoinJar Europe maakt gebruik van de MPC-technologie (Multi-Party Computation) van Fireblocks om het hoogste beveiligingsniveau voor cryptoactiva van klanten te waarborgen. De belangrijkste kenmerken zijn:
     • Cryptografische opsplitsing van privésleutels in meerdere delen, zodat de privésleutel nooit volledig wordt gereconstrueerd.
     • Gebruik van door hardware geïsoleerde Intel SGX-enclaves (Software Guard Extensions) om MPC-sleuteldelen veilig op te slaan.
     • Gedistribueerde ondertekeningsprocessen in tier 1-cloudomgevingen, waardoor individuele storingspunten worden beperkt.
     • Sleutelbeheerprocessen, waaronder de aanwijzing van een Owner van de Fireblocks Workstation die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van Key Signers. Bij CEL is de HCAO de Owner van de Fireblocks EU Workstation.
3. Scheiding op grootboekniveau:
   • Individuele klanttegoeden worden op grootboekniveau gescheiden en automatisch bijgehouden, wat transparantie en verantwoording waarborgt. Deze grootboeken worden regelmatig afgestemd.
4. Monitoring en rapportage:
   • Bewaarrekeningen worden voortdurend gemonitord en afgestemd om risico’s vast te stellen en te beperken. Klanten hebben via onze web- en mobiele applicaties realtime online toegang tot gegevens over hun tegoeden en transacties.
   • Omdat CoinJar geen bankdiensten verleent, kunnen klanten niet voor onbepaalde tijd fiatvaluta in hun CoinJar-account aanhouden. De HCAO is verantwoordelijk voor het bewaken van hoelang fiatgelden van klanten op de fiatrekeningen van ClearBank staan. Fiatgelden die niet binnen 12 maanden voor een transactie worden gebruikt, worden aan de klant teruggegeven.
5. Teruggave van activa:
   • Er zijn processen ingericht om cryptoactiva of toegangsmiddelen op verzoek van de klant of bij insolventie tijdig terug te geven.

6. Systemen en beheersmaatregelen

CoinJar Europe gebruikt uitgebreide systemen en interne beheersmaatregelen om operationele en ICT-risico’s te beheren. Zo worden de veilige bewaring en administratie van cryptoactiva van klanten en de tijdige uitvoering van klantorders gewaarborgd:

1. Scheiding van klantactiva:
   • Alle cryptoactiva van klanten worden in beveiligde wallets bewaard. Daarbij wordt gebruikgemaakt van de MPC-technologie van Fireblocks om cryptografische beveiliging en operationele weerbaarheid te waarborgen.
   • Klanttegoeden worden op grootboekniveau gescheiden om een nauwkeurige registratie en afstemming te waarborgen.
   • Voor inkomende transacties worden speciale walletadressen toegewezen, zodat deze ondubbelzinnig kunnen worden geïdentificeerd.
   • Aangehouden fiatgelden worden bewaard op speciale rekeningen voor klantgelden bij ClearBank.
2. Mechanismen voor toegangsbeheer:
   • Strikt rolgebaseerd toegangsbeheer (“RBAC”) wordt toegepast om de toegang tot bewaarsystemen en gevoelige gegevens te beperken.
   • Multifactorauthenticatie (“MFA”) is verplicht voor alle beheerders en gebruikers die toegang hebben tot het bewaarplatform.
3. Beleid voor transactieautorisatie:
   • Er is uitgebreid beleid van kracht voor transactielimieten, goedkeuringsprocessen en risicogebaseerde autorisatieparameters.
   • Quorumvereisten voor beheerders waarborgen dat gevoelige handelingen door meerdere beheerders moeten worden goedgekeurd.
4. Rechten van klanten en teruggave van activa:
   • Er zijn procedures ingesteld om te waarborgen dat klanten hun aan cryptoactiva verbonden rechten kunnen uitoefenen.
   • Er zijn mechanismen ingericht om cryptoactiva van klanten of toegangsmiddelen op verzoek of bij insolventie tijdig terug te geven.
5. Risico’s monitoren en detecteren:
   • Realtime monitoringtools worden gebruikt om operationele verstoringen, ongeoorloofde toegang en ICT-kwetsbaarheden vast te stellen.
   • Systemen voor incidentrespons maken snelle escalatie en oplossing van vastgestelde risico’s mogelijk.
6. Weerbaarheid waarborgen:
   • Er wordt gebruikgemaakt van een hoogbeschikbare infrastructuur om uitvaltijd te beperken en ononderbroken dienstverlening te waarborgen.
   • Back-up- en noodherstelsystemen worden regelmatig getest om de operationele continuïteit te waarborgen.
7. Klantactiva beschermen:
   • Systemen zijn ontworpen om cryptoactiva van klanten te beschermen tegen operationele storingen, cyberdreigingen en externe risico’s.
   • Er worden strenge mechanismen voor toegangsbeheer toegepast om ongeoorloofde toegang tot bewaarsystemen te voorkomen.

7. Uitoefening van aan cryptoactiva verbonden rechten van klanten

CoinJar Europe beschikt over systemen die zijn ontworpen om te waarborgen dat klanten de aan hun cryptoactiva verbonden rechten effectief kunnen uitoefenen. CoinJar Europe erkent echter dat er bepaalde praktische beperkingen gelden voor deelname aan blockchain-governanceactiviteiten. De voorwaarden daarvan zijn opgenomen in de algemene voorwaarden.

1. Beperkte deelname aan governanceprotocollen:
   • CoinJar Europe faciliteert geen deelname van klanten aan blockchain-governanceactiviteiten, zoals stemmen, staking of het actief beheren van hard forks en tokenmigraties.
   • Dit standpunt weerspiegelt praktische overwegingen, waaronder risico’s van blockchainprotocollen, technologische onzekerheden, mogelijke beveiligingsproblemen van nieuwe of opkomende protocollen en mogelijke technische beperkingen bij het ondersteunen van nieuwe netwerken volgens dezelfde normen en mate van zorgvuldigheid die deze informatie over bewaring en administratie vereist.
   • Klanten die willen deelnemen aan governancebesluiten of specifieke blockchaingebeurtenissen (bijvoorbeeld tokenmigraties of forks) die niet tot de gebruikelijke bedrijfsvoering behoren, hebben twee mogelijkheden: i. Hun cryptoactiva opnemen naar self-hosted wallets om volledige zeggenschap over hun activa te behouden. ii. Voor de betreffende gebeurtenis een uitzonderingsformulier invullen, dat per geval door CoinJar Europe wordt beoordeeld en uitgevoerd. De uitvoering van bepaalde gebeurtenissen kan extra kosten met zich meebrengen die aan de klant worden doorberekend.
2. Uitzonderlijke omstandigheden:
   • CoinJar Europe behoudt zich het recht voor om naar eigen inzicht proactief in te grijpen bij bepaalde belangrijke of verplichte blockchaingebeurtenissen die wezenlijke gevolgen hebben voor klantactiva. Voorbeelden hiervan zijn ingrijpende hard forks of verplichte tokenmigraties van breed ondersteunde digitale activa.
   • In deze uitzonderlijke gevallen communiceert CoinJar Europe duidelijk over de aard van de gebeurtenis, de vereiste handelingen en eventuele stappen die zij van plan is te nemen om klanten te ondersteunen.
3. Uitkering van financiële voordelen:
   • Als CoinJar Europe rechtstreeks financieel voordeel behaalt uit blockchain-governancegebeurtenissen (bijvoorbeeld tokendistributies als gevolg van forks of protocolupgrades), en deze distributies eenvoudig kunnen worden geliquideerd maar in de praktijk niet in natura aan klanten kunnen worden uitgekeerd, verdeelt CoinJar Europe de daaruit voortvloeiende financiële opbrengsten naar rato over klanten op basis van hun geregistreerde activategoeden op het moment van de betreffende gebeurtenis.
4. Kennisgeving van rechten:
   • CoinJar Europe stelt klanten onmiddellijk op de hoogte van relevante blockchaingebeurtenissen, zoals protocolupgrades of belangrijke netwerkwijzigingen. Deze kennisgevingen worden uitsluitend ter informatie verstrekt en vormen geen actief beheer of actieve facilitering door CoinJar Europe, tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld.
5. Blockchainintegratie:
   • Rechtstreekse integratie met blockchainnetwerken waarborgt een nauwkeurige verwerking van verzoeken van klanten met betrekking tot rechtsgeldig geaccepteerde functies voor activabeheer.

8. Waarborging van de teruggave van cryptoactiva of toegangsmiddelen aan klanten

CoinJar Europe beschikt over systemen om cryptoactiva of toegangsmiddelen op verzoek of bij insolventie tijdig aan klanten terug te geven:

1. Protocollen voor de teruggave van activa:
   • Er zijn procedures ingesteld om de identiteit van klanten te verifiëren en de teruggave van cryptoactiva veilig te autoriseren.
   • Speciale walletadressen worden gebruikt om het teruggaveproces te faciliteren en een ondubbelzinnige identificatie van gelden te waarborgen.
2. Afstemming en rapportage:
   • Scheiding op grootboekniveau waarborgt een nauwkeurige registratie van klanttegoeden, zodat deze bij de teruggave van activa probleemloos kunnen worden afgestemd.
   • Rapportages bieden klanten transparantie over hun tegoeden en de status van de teruggave.
3. Planning voor insolventie en afwikkeling:
   • Er is een afwikkelingsplan beschikbaar dat zo nodig kan worden uitgevoerd.
   • Systemen zijn ontworpen om bij insolventie een efficiënte verdeling van klantactiva mogelijk te maken, waaronder:
     • Toegang tot boeken en bescheiden met gegevens over klanttegoeden.
     • Tools voor afstemming en herbalancering om een nauwkeurige verdeling van activa te waarborgen.

9. Delegatie en uitbesteding

CoinJar Europe delegeert bewaar- en administratiediensten niet aan derden en besteedt deze ook niet uit. Alle cryptoactiva van klanten blijven onder de rechtstreekse bewaring en administratie van CoinJar Europe, zodat volledige controle en verantwoordelijkheid zijn gewaarborgd. Fireblocks wordt uitsluitend gebruikt als technologieleverancier die infrastructuur en tools levert om de beveiliging en operationele efficiëntie van de bewaarsystemen te verbeteren.

10. Locatie van boeken en bescheiden

CoinJar Europe houdt uitgebreide boeken en bescheiden bij met betrekking tot klantactiva en transacties. Deze gegevens worden veilig opgeslagen en zijn toegankelijk voor audit- en toezichtdoeleinden.

11. Regelmatige beoordeling en actualisering van de informatie

CoinJar Europe beoordeelt en actualiseert deze informatie over bewaring en administratie om de blijvende relevantie en doeltreffendheid ervan te waarborgen. De informatie wordt ten minste jaarlijks beoordeeld, of wanneer zich wezenlijke wijzigingen voordoen in wettelijke vereisten, marktomstandigheden of operationele risico’s.